UCPA.nl: van handmatig naar volledig geautomatiseerd – en verder

Léon de Lange van Packed Action Travel (UCPA Nederland en België) laat zien hoe je als kleine organisatie groot kunt denken. Dankzij een slimme inzet van de techniek van STO Garant groeide hij van handmatige invoer naar een volledig geautomatiseerd proces – inclusief betalingen voor losse producten buiten de garantieregeling.

Actieve groepsreizen met een Frans sporthart

Onder de naam UCPA.nl organiseert Packed Action Travel actieve reizen in groepsverband voor sportieve reizigers. De reizen worden aangeboden in samenwerking met het Franse UCPA, een non-profit organisatie die sport toegankelijk maakt voor jongeren en jongvolwassenen. Denk aan skiën in Frankrijk of surfen in zonnige bestemmingen – inclusief verblijf, skipas, materiaal, begeleiding en gezelligheid. De doelgroep varieert van beginnende sporters tot offpiste-experts, veelal tussen de 20 en 40 jaar oud.

Groei dankzij techniek – stap voor stap

Léon: “We zijn gestart met het handmatig invoeren van boekingen in het systeem van STO Garant. Daarna konden we werken met een Excel importfunctie, en inmiddels zijn we helemaal over op een API-koppeling. Alles loopt nu automatisch. Dat scheelt enorm veel tijd en maakt ons klaar voor verdere groei.”

Met de nieuwe website en de technische koppeling met het Franse reserveringssysteem is vrijwel het hele proces geautomatiseerd – van boeking tot betaling. Alleen groepsboekingen worden nog via een Excel-bestand geïmporteerd. Voor de rest: geen handwerk meer.

Dankzij de webhook van STO Garant is Léon bovendien altijd automatisch op de hoogte van de status van betalingen. “Als een klant betaalt, krijgen we dat direct door via de webhook. En als er een betaling uitblijft, sturen we automatisch een herinnering. Dat maakt het hele proces ontzettend efficiënt.”

Ook losse producten

Wat Léon uniek maakt, is dat hij de betaaloplossing van Certo Escrow – de betaaldienstverlener die alle betalingen verwerkt voor STO Garant – ook inzet voor losse producten die niet onder de garantieregeling van STO Garant vallen. Zo werkt hij aan een uitbreiding waarbij klanten transfers kunnen boeken van en naar skigebieden in de Franse Alpen. Als zo’n transfer los geboekt wordt, is het een losse reisdienst en is toepassing van de garantieregeling niet verplicht. Maar de betaling kan wel via de betaaloplossing van Certo Escrow verlopen, met directe uitbetaling aan de reisorganisatie. “Doordat we toch al gebruikmaken van de API, kunnen we die ook benutten voor losse producten. Het is dezelfde techniek, maar dan buiten de garantieregeling. Een slimme manier om méér uit het systeem te halen.”

Samenwerking met STO Garant

De samenwerking met STO Garant verloopt soepel. “Ik heb altijd goed contact. Ze reageren snel, denken mee en zijn geduldig als er aan onze kant iets vertraging heeft. Ook wijzigingen in boekingen kunnen we nu gemakkelijk zelf doorvoeren. Dat werkt echt top. Je hoeft geen groot team te hebben om professioneel en schaalbaar te werken. Mede dankzij de techniek van STO Garant kunnen wij relaxed doorgroeien.”

Tip van Léon aan andere ondernemers

“Automatiseren hoeft niet in één keer. Begin klein en bouw het rustig uit. De systemen van STO Garant groeien gewoon met je mee. En als je dan toch een API-koppeling hebt, kijk dan ook eens hoe je die kunt inzetten voor je andere producten.”

Wil je meer weten over de mogelijkheden van STO Garant voor jouw specifieke situatie? Neem contact met ons op en we helpen je graag verder.