De vijf meest gestelde vragen over facturatie en annuleringen

16-07-2025 - Boekt een reiziger een pakketreis bij je reisorganisatie? Dan betaalt de reiziger veilig via de speciale derdengeldenrekening van onze garantieregeling. Maar hoe zit het met de facturatie? En wat gebeurt er als de reiziger annuleert?

We krijgen regelmatig vragen over hoe facturatie en annuleringen verlopen bij boekingen onder onze garantieregeling. In dit artikel beantwoorden we de vijf meest gestelde vragen, zodat je snel weet wat je in de praktijk moet doen.

1. Wie stuurt de factuur naar de reiziger?

Je stelt zelf de factuur op en stuurt deze naar de reiziger. De betaling verloopt via STO Garant, dus je vermeldt niet je eigen bankgegevens op de factuur, maar gebruikt de standaardtekst die je van ons hebt ontvangen.

Belangrijk:

• Jij factureert de reiziger.
• STO Garant verwerkt de betalingen voor de boeking.
  • De betalingen van de reiziger aan de derdengeldenrekening.
  • De vrijgave van het boekingsbedrag aan jouw organisatie na afloop van de reis.

2. Mijn reiziger annuleert de boeking. Wie maakt de annuleringsnota?

Ook de annuleringsnota stel je zelf op, op basis van je eigen annuleringsvoorwaarden.

3. Hoe verloopt de financiële afwikkeling van de annulering?

Dat is afhankelijk van de situatie:

• Wordt het reeds betaalde bedrag volledig terugbetaald aan de reiziger?
  Ga in het online platform naar de boekingspagina en kies “Transactie terugbetalen”.

• Heeft de reiziger nog niets betaald?
  Kies “Transactie stopzetten”.

• Wordt het reeds betaalde bedrag gedeeltelijk of niet terugbetaald aan de reiziger?
  Stuur een e-mail naar info@sto-garant.nl met:

  • Het transactienummer van de boeking;
  • Het bedrag dat terugbetaald wordt aan de reiziger; en/of
  • Het bedrag dat vrijgegegeven wordt aan jouw organisatie.

Wij verwerken dit binnen twee werkdagen en laten je weten zodra het geregeld is. We vragen de reiziger per e-mail om bevestiging van de voorgestelde afwikkeling.

4. Het bedrag op de derdengeldenrekening voor de boeking is lager dan de annuleringskosten. Wat nu?

Pas de transactie aan via het online platform. De reiziger ontvangt automatisch en direct een betaalmail voor het nog te betalen bedrag.

5. Worden er kosten in rekening gebracht bij een annulering?

Dat is afhankelijk van de situatie:

• Nog niets betaald door de reiziger?
  Geen kosten.
• Heeft de reiziger één of meer betalingen voor de boeking voldaan?
  De reguliere kosten worden in rekening gebracht, net zoals bij een normale afwikkeling van de boeking. Afhankelijk van het prijsmodel dat je gekozen hebt is dat:
  • Het vaste bedrag per boeking; of
  • Een credit uit je prijsvoordeelpakket.

Toch nog een vraag?

Staat je vraag er niet tussen? Bekijk dan onze andere veelgestelde vragen voor organisaties of neem contact met ons op. We denken graag met je mee.