Bespaar tijd met de importfunctie

Via de importfunctie in het STO Garant platform kunnen meerdere boekingen (transacties) in één keer aangemaakt worden. Behalve met Excel-bestanden kan dit ook met CSV-bestanden. Kun jij via je boekingssysteem een Excel-bestand of CSV-bestand van je boekingen maken? Of maak jij zelf zo’n overzicht? Gebruik dat bestand dan voor het in één keer aanmaken van de bijbehorende transacties in het STO Garant platform. Dat bespaart je veel tijd. Handig toch?

Zo werkt de importfunctie

Het bestand kan dus de gegevens van meerdere transacties bevatten. Dat bestand importeer je vervolgens in het STO Garant platform via de “Importeer” button bij je actieve transacties. De transacties worden dan automatisch aangemaakt en de reizigers ontvangen direct de betaalmail. Dit bespaart je dus tijd bij het aanmaken van transacties.

Gebruik het voorbeeldbestand

We hebben een voorbeeldbestand (“template”) toegevoegd aan de importfunctie. Je vindt dit bestand via de hierboven genoemde button. Gebruik dit template om ervoor te zorgen dat de import goed verloopt. Hieronder lees je waar je op moet letten.

Waar moet je op letten bij het importeren?

• De eerste regel van het voorbeeldbestand bevat de namen van alle kolommen. Hierdoor weet je wat je waar in moet vullen. Deze eerste regel wordt altijd genegeerd door het STO Garant platform wanneer je het bestand importeert. Laat deze regel dus staan.
• Verwijder geen kolommen en voeg geen kolommen toe.
• Er zijn een aantal velden met opmaak-vereisten:
  • Alle bedragen zijn altijd in euro’s. Gebruik een komma voor de decimalen. Bij een rond bedrag zijn geen decimalen nodig;
  • Voor elke transactie dient tenminste één betaaltermijn (bedrag en vervaldatum) ingevuld te worden. Betaaltermijnen 2, 3 en 4 zijn optioneel;
  • Voor alle data (betaal- en reisdata) moet het format “dd-mm-jjjj” gebruikt worden;
  • Voor de reisbestemming en het land van herkomst van de reiziger moet gebruik gemaakt worden van de landcode (altijd twee hoofdletters). Bijvoorbeeld “NL”. Je vindt alle landcodes hier;
  • Voor de correspondentietaal voor het versturen van alle berichten naar je reiziger gebruik je de 2-letterige taalcode (altijd twee kleine letters). Er kan gekozen worden uit drie talen: Nederlands (“nl”), Engels (“en”) en Duits (“de”).
• Nadat je het bestand hebt geïmporteerd controleert het STO Garant platform je bestand en geeft het platform een melding indien er fouten in het bestand zitten. De melding laat dan zien bij welke transactie(s) dat het geval is.
• Je komt dan terecht op de preview-pagina. Daar kan je alle transacties nogmaals doorlopen voordat je ze definitief maakt. Het is op dit moment nog niet mogelijk om transacties aan te passen in de preview-modus. Wanneer je fouten ontdekt dan kan je de import verwijderen, het bestand aanpassen en opnieuw importeren.

Veel succes! Heb je nog vragen? Neem dan contact met ons op, we zitten klaar voor je.